編者按：本篇擷譯自Earth Heritage第35期：“Improvements on the record”, pp.13-14。其中或有可供我們參考的地方，歡迎讀者參閱。
文件紀錄可以達成一些重要目的。在紀錄一地的特殊地質特性時，文件是做為地點選擇的資料基礎；它也記錄了在開發或破壞活動中，必須被保護的對象。在最糟糕的案例中，文件與樣本的保存，成了當地唯一可以留下紀錄並提供未來研究之用的方法。事實上，有許多博物館的收藏中，很多獨特的物品在所屬地區已經消失很久了。
文件紀錄構成地方管理的基礎，所以必須使其相對簡單、清楚，因為管理本身時常落入資源擁有者與管理者缺乏的知識或對當地重要科學特性的了解中。清楚的文件紀錄也能增進對大眾而言較創新與較能想像之說明。最後，完整的文件或許可以成為有價值的歷史紀錄，不只協助了解當地的科學內涵，也可能包含當地重要的社會、經濟歷史要素。
當1990年的英國地球科學保育策略提到保存樣本的重要性時，主要的強調對象是改善地區文件紀錄之需求。
發展收集、編碼化石與礦物樣本的策略，無疑能協助適當的對一個地點進行管理與採樣，且對樣本保存較有利的應用方法已在博物館界發展。這些重要的突破逐漸滿足該策略的目標，但仍有差距，部分原因是因為難以發展對一個地點持續紀錄、建檔的方法。
在1990年的策略發起前，對一地點的紀錄大致有三種形式：
1.管理文件：主要形式為英國自然保育委員會（Nature Conservancy Council）的地區檔案，起源於Macfadyen的地點索引卡片系統 (Macfadyen’s site index card system)，紀錄一地的管理與環境狀況。
2.地方文件：例如1977年開始的地質位址登錄計畫(The National Scheme for Geological Site Documentation, NSGSD)，由地方文件管理中心及博物館辦理。
3.地方科學文件：Macfadyen W. A.提供的西方國家特殊地質地點(the Geological Highlights of the West Country)可以做為例子，這是地質保育考察計畫 (the Geological Conservation Review, GCR)的前身。這些都早於1990年發起的策略。
英國地球科學保育策略同時關注以上三個領域。所以，目前已完成哪些部分？
目前期望不久之後，GCR所列的地點可以全數完成。GCR提供唯一詳盡的地區科學紀錄，並提供未來紀錄的指引。它也可以協助從具特殊科學價值地點(SSSI)辨識出應該受到管理的對象，並設定保育目標。
更廣泛的說，有些文件或許會成為經典範例，像晚白堊世的GCR檔案(Upper Cretaceous GCR volume)就可與Jukes-Browne與Hill在20世紀初的成果做比擬。該策略一個重要的貢獻為發展地點管理摘要(Site Management Briefs, SMBs)，設計供國家機構的地質學家、保育官員使用。首先由自然保育聯合委員會 (Joint Natural Conservation Committee)提出英國自然保育報告系列(Great Britain Nature Conservation Report Series)，他們大量的照片紀錄是無價的，但是對於地點管理的建議卻相對較少。
1992年國家機構對於其需求與標準提出指示，使各個地區的文件產生些微差異。例如，蘇格蘭自然襲產(Scottish Natural Heritage)提出完整的文件，英國自然署(English Nature)隨後也提出文件，關注於協助地點管理者，藉此減少地質學家每日的工作量。
因此，這些文件產生不同於以往的改變。然而，這些文件可能變得難懂且文字量變大，使它們難以被非專業讀者吸收，且其背景因著缺乏適當的GCR檔案而受阻礙。
今天，技術的進步─地理資訊系統 (GIS)、數位照片、影片與繪圖軟體，預示地區管理文件將大量改善。一個地點的詳細描述與「畫面」可被建立，且地方管理文件可以成為互動式資料，並持續因著工作的進展被更新。這在現今面臨經濟壓力與調整保育目標的可能需求上，是一個巧合的曙光。
然而，面對這些新方法時，保存過去數十年來辛苦得到的紙本文件也是很重要的事情。這些紀錄對於了解不同地區與管理內容的細微差異上，仍扮演不可或缺的角色。